SARPRAS "Berita acara serah terima barang" | Adm. Perkantoran

Penerimaan Barang

Pengertian Penerimaan Barang adalah “Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

1. Fisik barang yang diterima
2. Dokumentasi
3. Cara penangananbarang

1. Fisik Barang Yang Diterima
Aadalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen

2.Dokumentasi
Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

3.Cara Penanganan Barang
Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

• Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
  o Suhu
  o Kadaluarsa
  o Maksimal tumpukan
• Gunakan peralatan yang sesuai
  o Pallet
  o Drum
  o Forklit
• Pahami aturan keselamatannya
  o Kimia
  o Racun
  o Meledak

Secara umum dapat dinyatakan bahwa penerimaan barang merupakan aktifitas operasional gudang yang sangat penting karena merupakan awal dari penanganan barang.
Logika umum mengatakan bahwa penerimaan barang yang baik saja masih memungkinkan terjadinya kerusakan/kesalahan barang didalam gudang, terlebih jika pada saat penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak benar, dijamin kerusakan/kesalahan tsb pasti terjadi.
Tahapan Penerimaan Barang:
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data kedalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.

Berita acara serah terima barang

Berita acara serah terima barang merupakan salah satu dokumen penyerahan barang yang cukup penting. Surat ini sebaiknya segera dibubuhkan tanda tangan saat ada prosesi penyerahan suatu barang dari satu pihak ke pihak lain.

Sehingga bila suatu saat terjadi perselisihan maka berita acara tersebut dapat dijadikan alat pembuktian penyerahan barang. Dokumen ini memang tampak sederhana, Namun tidaklah sesederhana masalah yang ditimbulkannya dikemudian hari.

Jadi jangan ragu untuk membuat berita acara serah terima barang bila terjadi pemindahan barang. Apabila tidak terlalu paham format dan susunan kalimatnya, Berikut ada beberapa contoh surat berita acara serah terima barang yang dapat dijadikan pedoman :

                                            Contoh Surat Berita Acara Serah Terima Barang

 

Berita Acara Serah Terima Barang Umum

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Kami yang bertanda tangan dibawah ini,  Pada hari ini ........Tanggal ..... Bulan ............. Tahun ......
Nama                    : ___________________________________

Jabatan                 : ___________________________________
Alamat                   : ___________________________________
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA

Nama                    : ___________________________________
Jabatan                 : ___________________________________
Alamat                   : ___________________________________
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA

PIHAK PERTAMA menyerahkan barang kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima barang dari PIHAK PERTAMA berupa daftar terlampir :

No.	Nama Barang	Jumlah
1	Laptop Toshiba Satellite C600	1 Unit

Demikianlah berita acara serah terima barang ini di perbuat oleh kedua belah pihak, adapun barang-barang tersebut dalam keadaan baik dan cukup, sejak penandatanganan berita acara ini, maka barang tersebut, menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA, memlihara / merawat dengan baik serta dipergunakan untuk keperluan (tempat dimana barang itu dibutuhkan).

              Yang Menyerahkan :                                                           Yang Menerima :
               PIHAK PERTAMA                                                                PIHAK KEDUA

               (………………………..)                                                 (………………………..)                     

artikel lainnya : Contoh Surat Penawaran Barang, Produk, Jasa Terbaru

 

Berita Acara Serah Terima Barang Inventaris

        BERITA ACARA SERAH TERIMA                                       PT. Sukses Selalu Sejahtera

Dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pejabat PT.Sukses Selalu Sejahtera, Maka pada hari ini Senin tanggal 3 April 2017 telah diserahterimakan inventaris perangkat komputer milik perusahaan, dengan data sebagai berikut :

Jenis perangkat      : Laptop
Merk, Type             : Toshiba Satellite C650
SN / Asset Code     : STU8998312/BCK-2591
Kondisi                   : Baru
Spesifikasi              : Dua Core 2.0, 14", 250GB, 2GB, Windows 10

Kepada,

Nama Lengkap        : Prambudi Kaya Tampan
N.I.K                        : 7782
Divisi                       : IT
Jabatan                    : Staff IT

Setelah pengecekan dilakukan, perangkat tersebut dalam kondisi utuh / baru dan dapat berfungsi serta dipergunakan sebagaimana mestinya, sehingga karyawan bersangkutan menyetujui dan mengesahkan pernyataan di bawah ini :

_____________________________________________________________________________

Surat Peryataan

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan dengan sebenarnya bahwa saya telah menerima perangkat inventaris sesuai dengan data dalam surat ini maupun lampirannya. Selanjutnya terhadap perangkat inventaris yang telah saya terima tersebut, saya bersedia dan berjanji untuk : 

1. Merawat (menjaga kebersihan, keutuhan dan keamanan) perangkat inventaris tersebut sebaik mungkin.

2. Menanggung biaya perbaikan dan atau penggantian spare part maupun penggantian keseluruhan, apabila terjadi kerusakan atau kehilangan perangkat terseubt yang diakibatkan oleh pihak lain maupun kecerobohan atau ketidakhati-hatian saya.

3. Menpergunakan perangkat tersebut dengan cara yang benar, hanya untuk kepentingan dan kelancaran tugas dantanggung jawab kerja saya di PT. Sukses Selalu Sejahtera.

4. Mengembalikan dan menyerahkan secara langsung perangkat terseubt kebagian IT dengan utuh dan masih dapat dipergunakan dengan semestinya baik pada saat saya putus hubungan kerja apapun alasannya, atau apabila menghendaki agar saya mengembalikan perangkat tersebut.

Demikian pernyataan saya tanda tangani sebagai bukti persetujuan dan janji saya bagi pihak-pihak yang berwenang serta berkepentingan, khususnya berkaitan dengan perangkat inventaris yang telah saya terima dan saya pinjam dari PT. Sukses Selalu Sejahtera.

_____________________________________________________________________________

Dicek dan diserahterimakan bersama di jakarta,

       Disetujui & disyahkan oleh,              Diserahkan oleh,        Saya yang menerima & menyatakan

               Kasno Tambun                           Bambang Tri                    Prambudi Kaya Tampan

Yang satu ini jangan terlewatkan lohh  : 5 Contoh Surat Pernyataan Kerja untuk Referensi

Berita Acara Serah Terima Barang ( Jual Beli )

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat di ___________ pada hari ini, ______ tanggal __ _____ oleh :
1. Nama                          :
    Tempat/Tanggal Lahir  :
    Alamat                         : 
    No. KTP                      :
Selanjutnya dalam Berita Acara ini disebut sebagai “PIHAK PERTAMA”

2. Nama                          :
    Tempat/Tanggal Lahir  :
    Alamat                         :
    No. KTP                      :
Selanjutnya dalam Berita Acara ini disebut sebagai “PIHAK KEDUA”

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama selanjutnya disebut sebagai “Para Pihak”. Para Pihak dengan ini menerangkan hal-hal sebagai berikut:

(1)Bahwa, PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengadakan suatu hubungan kerjasama jual beli barang berdasarkan Perjanjian ___________ Nomor __________ tanggal ______________

(2)Bahwa, Perjanjian tersebut telah menempatkan PIHAK PERTAMA sebagai “Penjual” dan PIHAK KEDUA sebagai “Pembeli”.

(3)Bahwa, Perjanjian tersebut telah mewajibkan PIHAK PERTAMA sebagai Penjual untuk menyerahkan kepada PIHAK KEDUA sebagai Pembeli, sebuah Barang berupa _________________ dengan spesifikasi sebagai berikut:

Merek                    : _____________________________
Jenis                      : _____________________________
Tipe                       : _____________________________
Nomor                   : _____________________________
Jumlah                   : _____________________________

(4)Bahwa, PIHAK PERTAMA dengan ini menyerahkan Barang kepada PIHAK KEDUA sebagaimana PIHAK KEDUA dengan ini menerima Barang tersebut dari PIHAK PERTAMA.

(5)Bahwa, dengan telah dilakukannya serah terima Barang tersebut sebagaimana dimaksud Butir (4), makadengandemikiankewajiban PIHAK PERTAMA sebagai Penjual untuk menyerahkan Barang kepada PIHAK KEDUA dan hak PIHAK KEDUA sebagai Pembeli untuk menerima Barang tersebut dari PIHAK PERTAMA berdasarkan Perjanjian telah dilaksanakan.

(6)Bahwa, Berita Acara ini merupakan bagian dari pelaksanaan Perjanjian dan sekaligus sebagai Tanda Terima Barang diantara Para Pihak, sehingga oleh karenanya merupakan suatu kesatuan dan bagian yang tidak terpisahkan dari Perjanjian.

Demikain Berita Acara ini dibuat pada waktu sebagaimana telah disebutkan pada bagian awal Berita Acara ini.

                                                                  Para Pihak,
            PIHAK PERTAMA,                                                            PIHAK KEDUA,
  (sumber : legalakses.com)             

Yang ini jangan terlewatkan : Contoh Surat Pemberitahuan Secara Resmi

Nah, itulah 3 contoh surat berita acara serah terima barang. Tentunya masih banyak model yang lain, Namun pada intinya hampir sama. Semoga dapat memberikan manfaat.

sumber :https://contohsuratmu.blogspot.com/2017/04/contoh-surat-berita-acara-serah-terima.html