Bentuk Surat secara umum digunakan oleh instansi atau organisasi| Adm. Perkantoran

Bentuk Surat

Bentuk Surat :

biasa disebut sebagai "style". Penempatan bagian-bagian surat biasanya termuat dalam format tertentu, yang memilki perbedaan satu dengan yang lainya. Perbedaan ini berdasarkan pada kebijakan dari organisasi dalam penggunaanya. Terdapat enam bentuk surat yang secara umum digunakan oleh instansi atau organisasi. Bentuk surat tersebut adalah:

1. Format Resmi (official style)
2. Format balok/lurus penuh (full block style)
3. Format balok yang diubah/lurus (block style)
4. Format setengah balok/lurus (semi block style)
5. Format Indent/bentuk lekuk (indented style)
6. Format paragraf menggantung (hanging paragraf)

Bentuk surat diatas masing-masing dapat digunakan dalam kegiatan surat menyurat. Penggunaan dari bentuk surat diatas hendaknya didasarkan pada:
      1). Jenis surat
      2). Efektifitas dan efisiensi pembuatan surat
      3). Estetikanya

Penggunaan dalam pemilihan bentuk surat sebaiknya berdasarkan pada ketiga alasan diatas. Misalnya dalam pembuatan surat keputusan akan lebih tepat bila menggunakan bentuk surat menggantung. Namun untuk jenis surat lainya tidaklah cocok menggunakan bentuk menggantung. Dalam penggunaan bentuk surat, yang paling efektif adalah menggunakan bentuk lurus penuh. Surat bentuk lurus penuh paling mudah disusun karena tidak perlu mengatur mmargin kana dan kirinya.

Pembuatan surat bentuk lurus paling efisien. Surat bentuk lurus dapat mengisi ruang-ruang kosong pada bagian atas dan bawah dari surat bentuk lurus penuh. Bentuk surat lurus juga dapat menampung lebih banyak informasi karena bagian tembusan pada surat lurus cukup luas.

Namun apabila waktu yang tersedia untuk membuat surat tidak cukup memadai, maka gunakanlah bentuk surat yang sederhana.

Berikut adalah contoh dari masing-masing bentuk surat diatas:

Format balok/lurus penuh (Format full block style)