Sistem Laporan Dana Kas Kecil (Petty Cash)

SISTEM KAS

Pengertian

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atausejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

Didalam sistem kas terdapat 2 sub bab yaitu Sistem Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas.Pertama-tama kami akan menjelaskan tentang sistem penerimaan kas

1. SISTEM PENERIMAAN KAS

Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. “Sumber pnerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai” (Mulyadi,2003:455).

Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari:

Penjualan Tunai, Penjualan Aktiva Tetap, Pinjaman baik dari Bank maupun dari Wesel, Setoran Modal Baru.

Tetapi penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari 2 sumber utama : Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai danPenerimaan Kas dari Piutang.

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

1. PENGERTIAN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Definisi menurut Mulyadi (2008:455), sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :

i) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

ii) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas.

2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

i) Fungsi Penjualan / Kasir

Fungsi ini bertugas untuk membuat Laporan Penerimaan Kas

ii) Fungsi Keuangan

menerima LPK dan membuat Laporan Penjualan Tunai

iii) Pimpinan
menerima LPT

3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENJUALAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah :

(1) Data Pembayaran

berisi semua data2 yang dibayarkan oleh pelanggan

(2) Laporan Penerimaan Kas

berisi laporan2 penerimaan kas

(3) Laporan Penjualan Tunai

berisi semua transaksi penjualan tunai

4. FLOW CHART

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

1. PENGERTIAN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

Definisi menurut Mulyadi (2008:493), menjelaskan bahwa untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek atas nama perusahaan , akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.

2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

Pendapat yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001:487) mengenai fungsi yang terkait dalam penerimaan kas adalah:

1. Fungsi Sekretariat.

Fungsi sekretariat ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan.

2. Fungsi Penagihan.

Fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3. Fungsi Kas.

Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke Bank dalam jumlah penuh.

4. Fungsi Akuntansi.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.

5. Fungsi Pemeriksa Intern.

Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan kas secara periodik.

3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah:

a) Surat Pemberitahuan.

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos.

b) Daftar Surat Pemberitahuan.

Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.

c) Bukti Setor Bank.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas piutang ke bank.

d) Kuitansi.

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran uang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check insuer.

4. CATATAN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:

a. Buku Besar Piutang.

berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debitur.

b. Jurnal Penerimaan Kas.

Catatan ini digunakan untuk mencatat adanya penerimaan kas yang berasal dari pelunasan para debitur

5. FLOWCHART SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG

A. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagihan Perusahaan

B. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos

C. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Lock-Box Collection Plan

SISTEM PENGELUARAN KAS

Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas, yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan suatu perusahaan.

Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok, yaitu:

1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek.

2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil.

SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek biasanya ditujukan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar.

1. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Unit Organisasi yang terkait dalam sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah:

a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi ini biasanya mengajukan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

b. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas (a) pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.

d. Fungsi Pemeriksa Intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu, fungsi ini juga melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi secara periodik.

2. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Cek adalah:

a. Bukti Kas Keluar (BKK)

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur sebagai surat pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

b. Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c. Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar

3. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a. Jurnal pengeluaran kas

Catatan ini digunakan untuk mencatat segala pengeluran kas yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b. Register cek

Register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

4. FLOWCHART SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM DANA KAS KECIL

Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil. Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system).

1. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM DANA KAS KECIL

Unit Organisasi yang terkait dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Dana Kas Kecil adalah:

a. Fungsi kas

Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

b. Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

c. Fungsi pemegang kas kecil

Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan kembali dana kas kecil.

d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

Fungsi ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai yang menggunakan dana kas kecil.

e. Fungsi pemeriksa intern

Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodic dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas.

2. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM KAS KECIL

Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai melalui Sistem Kas Kecil adalah:

a. BKK

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b. Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak / orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil.

d. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

e. Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat oelh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

3. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM KAS KECIL

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya :

a. Jurnal pengeluaran kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil.

b. Register Cek

Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

c. Jurnal pengeluaran kas kecil

Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi

4. FLOWCHART SISTEM PENGELUARAN KAS DENGAN UANG TUNAI MELALUI SISTEM KAS KECIL